Heeft u te maken met verzuim van uw medewerkers? En wilt u dit graag aanpakken? Focus dan als eerste op frequent verzuim.

Wanneer is verzuim frequent?

De Nederlandse werknemer meldt zich gemiddeld één keer per jaar ziek. Als een medewerker zich meer dan drie keer per jaar ziekmeldt, spreken we van frequent verzuim. Het maakt niet uit waarom uw medewerker zich ziekmeldt. Puur het feit dát hij zich ziekmeldt is al voldoende om een bel te laten rinkelen.

Uit onderzoek blijkt dat frequent verzuim een goede voorspeller is van terugkerend verzuim en daarmee dus van uitval van een medewerker. De kans daarop is maar liefst ongeveer vier keer zo hoog. Ook is de kans op langdurig verzuim anderhalf keer hoger. Vaak liggen hier namelijk dezelfde patronen onder. Denk aan werkomstandigheden, motivatie en betrokkenheid van uw medewerker en aan zijn algehele gezondheid en weerstand.

Stappenplan voor aanpak frequent verzuim

Wanneer u als werkgever iets wil doen aan frequent verzuim, dan is het dus belangrijk om rekening te houden met het verzuimverleden van uw medewerkers. Oftewel de tikkende tijdbom. Dat betekent actief acties inzetten om erger te voorkomen. Om aan de slag te gaan, zijn vijf stappen te onderscheiden:

Stap 1 Neem frequent verzuim op in uw verzuimprotocol

Geef duidelijkheid over hoe uw bedrijf met verzuim omgaat en wat u verwacht van iemand als verzuim een keer voorkomt. Het is aan te raden om een verzuimprotocol op te stellen en daarin iets op te nemen over frequent verzuim.

Stap 2: Monitor regelmatig uw verzuim

Om inzicht te krijgen in uw verzuim is het van belang om alle verzuimmeldingen op te nemen in de verzuimregistratie. Ook kortdurend verzuim dat onder uw eigen risico valt. Hierdoor krijgt u een beter zicht op patronen en bent u beter in staat om preventieve acties in te zetten.

Stap 3: Betrek leidinggevenden 

Er zijn grote verschillen tussen bedrijven die leidinggevenden een serieuze rol in de verzuimbegeleiding geven en bedrijven waar leidinggevenden een minder actieve rol hebben als het gaat om verzuim. Een leidinggevende kent zijn medewerkers. Daarnaast hebben medewerkers vaker een directere band en meer loyaliteit naar hun leidinggevende dan naar medewerkers die wat verder van hen afstaan. Daarom is deze rol en positie heel belangrijk bij het optimaliseren van uw verzuimproces.

Stap 4: Drie keer verzuim = standaard een frequent verzuimgesprek

Onafhankelijk van de reden is het advies om bij drie ziekmeldingen in twaalf maanden een gesprek in te plannen met uw medewerker. Een frequent verzuimgesprek heeft twee doelen: verbinden én signaleren. Voordat u een gesprek voert, is het van belang te bepalen welk doel u ermee wilt bereiken. Ook kunt u dan bepalen wie het gesprek het beste kan voeren en op welke locatie.

Stap 5: Opvolging van de afgesproken acties

Maak tijdens het gesprek afspraken waar u als leidinggevende, eventuele personeelsadviseur en medewerker op terug kunt vallen. Leg de afspraken vast en voeg deze toe aan uw personeelsdossier. Borg daarin ook de opvolging. Dat laatste is cruciaal voor het succesvol uitvoeren van uw beleid.

Meer informatie en verdieping vindt u hier.